В эту пятницу Му Цзы должна была оформить увольнение, передача дел подходила к концу. Девушка открыла на компьютере таблицу прогресса передачи работы — это был контрольный список, составленный ей самой, где по мере сдачи дел фиксировались примечания по каждому пункту.
Еще раз убедившись, что в таблице содержится самая свежая версия записей, Му Цзы встала и сама направилась к Линде, чтобы договориться о встрече.
Линда охотно согласилась:
— Хорошо, я как раз сама хотела поговорить с тобой о том, как продвигается передача дел.
Они нашли ближайшую переговорную и, усевшись, Му Цзы продемонстрировала Линде состояние дел с передачей на экране своего компьютера:
— Линда, в эту пятницу мой последний рабочий день. Я составила график передачи дел и сегодня хотела бы обсудить с вами то, как все продвигалось в последнее время.
Линда сказала:
— Хорошо. Я вижу, что сейчас ты уже сама непосредственно выполняешь соответствующую работу, вникла довольно быстро. Процесс передачи идет гладко?
Му Цзы уверенно ответила:
— Да, в соответствии с вашими требованиями был составлен конкретный план-график. Мы передавали дела строго по пунктам таблицы, процесс шел очень подробно. Большое спасибо за содействие с ее стороны, с основными рабочими моментами я уже более-менее разобралась.
Линда кивнула в знак одобрения:
— Хорошо. В конце концов, ты новичок, и времени на передачу было не так много. Если в дальнейшей работе возникнут какие-то вопросы, мы всегда сможем это обсудить.
Му Цзы продолжила:
— Хорошо, помимо общей картины передачи дел, сегодня мне нужно доложить вам еще о двух вещах.
Линда жестом показала, что Му Цзы может продолжать.
Та продолжила:
— Первое — это работа по управлению и обновлению регламентов отдела. Согласно правилам обновления регламентов, все они должны актуализироваться раз в год. На данный момент в отделе в общей сложности тридцать шесть регламентов. Посмотрите, это составленный мной полный список: тридцать один из них не обновлялся больше года.
Говоря это, Му Цзы указала пальцем на часть таблицы:
— Посмотрите на этот столбец — здесь указана дата последнего обновления регламентов, а в следующем столбце — мои плановые сроки для их дальнейшего обновления. Сейчас мое понимание работы команды ограничено, и процесс обновления требует координации и содействия со стороны конкретных сотрудников по коммерческой части. Так что это пока лишь предварительный черновик, в дальнейшем план, возможно, придется скорректировать с учетом реальной ситуации. Как вы считаете, такой план приемлем? Учитывая, что на следующей неделе я уже оформляю увольнение, я решила обсудить этот отчет напрямую с вами.
Линда ответила:
— Можно, график в порядке. Что касается регламентов, будет непросто, но постарайтесь обновлять их постепенно.
Затем Линда подчеркнула:
— Обновление регламентов — это самый быстрый и эффективный путь к пониманию деятельности отдела. Придется поднапрячься, но оно того стоит. В процессе дальнейшего обновления регламентов также заново оцени, не нуждается ли существующая в отделе архитектура регламентов в перестройке. О ходе работы будем докладывать друг другу регулярно.
В этом пункте отчета ярко проявилось сильное чувство ответственности Му Цзы: она своевременно обнаружила и сообщила о том, что обновление регламентов не было завершено в соответствии с прависками, обнажив риски и четко обозначив границы ответственности. К тому же, в преддверии увольнения прямой разговор с руководителем об этих рисках свидетельствовал о том, что Му Цзы отлично понимает меру уместности.
— Без проблем, я вложу много сил в эту часть и постараюсь закончить обновление как можно скорее, — пообещала Му Цзы и продолжила:
— Вторая часть — это общая координация управленческой отчетности отдела. Всего регулярных отчетов два. Я изучила их содержание: в первом в виде еженедельных сводок собирается информация о ходе реализации различных закупочных проектов отдела, а второй представляет собой отчет по ключевым показателям эффективности отдела. На данный момент в отношении обоих отчетов требуется главным образом сбор информации. Насколько мне известно, эти отчеты используются Терри, вами, Алленом и Джоанной для быстрого понимания ситуации с управлением бизнес-процессами в отделе и выявления рисков. Чтобы сэкономить ваше время на осмысление содержимого отчетов, я, оставив неизменной базовую информацию в обеих таблицах, добавила к каждой по сводной таблице ключевых данных.
Она продолжила:
— В основном я обобщила информацию на основе таких принципов соответствия, как сумма проекта, наличие отклонений и достижение заданных показателей эффективности. Посмотрите, станет ли вам удобнее пользоваться этими отчетами в будущем. Если все в порядке, со следующей недели я буду направлять их вам в обновленном формате.
Поработав на позиции специалиста по управлению регламентами, Му Цзы обнаружила, что многие задачи в этой сфере носят сугубо исполнительный характер — например, простое сведение воедино графиков реализации проектов отдела. Если довольствоваться лишь выполнением базовых механических операций и не пытаться докопаться до скрытой за ними логики, личные способности и ценность человека как специалиста вырастут вряд ли. Это как разница между водителем такси и автогонщиком: таксист тоже может доехать на машине из пункта А в пункт Б, но гонщик стремится преодолеть путь на предельной скорости и по идеальной траектории, благодаря тысячам часов осознанной практики.
Му Цзы пришла к выводу, что доставшаяся ей работа по управлению регламентами как раз предоставляет все естественные условия для осознанной практики по методу автогонщика, и в ней кроется масса пространства для оптимизации.
Вот так, потратив около десяти минут на изложение и демонстрацию итогов передачи дел, Му Цзы подытожила:
— На сегодня это все, чем я хотела поделиться. Хотелось бы узнать ваше мнение и услышать предложения.
Прослушав весь отчет, Линда сочла, что для выпускницы, чей стаж после окончания учебы едва насчитывает год, справиться с задачей на таком уровне — поистине редкое достижение.
Линда произнесла:
— Замечательно, всё продумано очень тщательно. Ты смогла глубоко вникнуть в логику и требования, стоящие за работой, вовремя выявить риски, извлечь более глубокую пользу из ограниченного круга обязанностей и найти возможности для оптимизации. Отличная работа.
— Спасибо, Линда. Тогда дальше я буду действовать строго по этим планам, — ответила Му Цзы.
Получив одобрение Линды, в оставшиеся дни Му Цзы бросила основные силы на обновление и упорядочение регламентов.
Благодаря обновлению и систематизации регламентов она быстро вникнула в различные бизнес-процессы отдела, а также наладила контакт со всеми коммерческими сотрудниками. Она узнала, за какие категории товаров кто отвечает, каковы особенности тех или иных бизнес-процессов и так далее.
В ходе дальнейшего взаимодействия с коллегами первоначальные предположения Му Цзы подтвердились: с Алленом действительно было нелегко найти общий язык. Хотя на лице Аллена всегда играла вежливая улыбка, говорят, что глаза — это зеркало души, но за золотой оправой его очков это зеркало казалось каким-то темным и глубоким, а слова он всегда говорил наполовину, оставляя недосказанность и не позволяя понять себя до конца. Поэтому при рабочих контактах с Алленом Му Цзы подсознательно старалась взвешивать каждое слово и проявлять крайнюю осторожность.
В понедельник на почту Терри поступил плановый отчет по проектам со сводной информацией. Терри открыл письмо и с первого же взгляда оценил оптимизированную и обобщенную Му Цзы таблицу: все было предельно наглядно и понятно без лишних слов.
Взглянув на имя отправителя — Summer Li (Ли Му Цзы), Терри вспомнил ту девушку в строгом деловом костюме, которая на собеседовании слегка потела от волнения, и уголки его губ тронула едва заметная улыбка.

Комментарии

Загрузка...